Déclaration de
confidentialité
Introduction
Ordal BVBA, dont le siège social est situé à Kromstraat 68 B, 2150 Ranst et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise BE 404.040.533, attache une grande importance à la collecte et au traitement sécurisés, transparents et confidentiels de vos données personnelles. En particulier, nous souhaitons protéger les données de nos clients, sous-traitants et fournisseurs contre, entre autres, la perte, les fuites, les erreurs, les accès non autorisés ou les traitements illégitimes.
Par cette Notice de Protection des Données, nous souhaitons vous informer sur la collecte et le traitement de vos données personnelles.
Nous vous demandons de lire attentivement cette Notice de Protection des Données, car elle contient des informations essentielles sur la manière dont vos données personnelles sont traitées et à quelles fins.
En communiquant vos données personnelles, vous déclarez expressément avoir pris connaissance de cette Notice de Protection des Données et vous y consentez également expressément, ainsi qu’au traitement lui-même.
Champ d’application
Cette Notice de Protection des Données concerne tous les services que nous fournissons et, en général, toutes les activités que nous exerçons.
Responsable du traitement et ses engagements
Ordal BVBA, dont le siège social est situé à Kromstraat 68 B, 2150 Ranst et avec le numéro d’entreprise BE 404.040.533, est le responsable du traitement de vos données personnelles.
Lors de la collecte et du traitement de vos données personnelles, nous respectons la réglementation belge relative à la protection des données personnelles, ainsi que le Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD ») à partir de son entrée en vigueur le 25 mai 2018.
Données personnelles
Selon vos activités et votre relation avec notre entreprise, vous nous communiquez les données personnelles suivantes : vos données d’identité et de contact (nom, titre, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et de GSM). Pour certaines obligations légales spécifiques (enregistrement électronique des présences, déclaration de travaux 30bis), il est possible que vous nous fournissiez des données supplémentaires pour enregistrer vos présences (comme les données de carte d’identité électronique, numéro Limosa).
Nous vous signalons aimablement que vous portez la responsabilité de toutes les données que vous nous fournissez et que nous comptons sur leur exactitude. Si vos données ne sont plus à jour, nous vous demandons de nous en informer immédiatement.
Vous n’êtes pas obligé de communiquer vos données personnelles, mais vous comprenez que la prestation de certains services ou la collaboration devient impossible si vous ne consentez pas à la collecte et au traitement de ces données.
Finalités du traitement et base juridique
Données des clients
Dans le cadre de nos services et de nos activités, nous collectons et traitons les données d’identité et de contact de nos clients et donneurs d’ordre, de leur personnel, collaborateurs, préposés et autres personnes de contact utiles. Les finalités de ces traitements sont l’exécution des accords avec nos clients, la gestion des clients, la comptabilité et les activités de marketing direct comme l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, le respect des obligations légales et réglementaires (comme par exemple la déclaration 30bis des travaux) et/ou notre intérêt légitime.
Données des fournisseurs et sous-traitants
Nous collectons et traitons les données d’identité et de contact de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que de leurs éventuels (sous-)traitant(s), leur personnel, collaborateurs, préposés et autres personnes de contact utiles. Les finalités de ces traitements sont l’exécution de cet accord, la gestion des fournisseurs/sous-traitants, la comptabilité et les activités de marketing direct comme l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, le respect des obligations légales et réglementaires (comme par exemple l’enregistrement électronique obligatoire des présences, la déclaration 30bis des travaux, la liste de présence ou autres obligations dans le cadre des marchés publics, etc.) et/ou notre intérêt légitime (comme pour le marketing direct). Pour l’enregistrement électronique des présences, le cas échéant, les données de la carte d’identité électronique ou le numéro Limosa sont également traités. Pour les activités de marketing direct par e-mail (comme une newsletter ou une invitation à des événements), le consentement sera toujours demandé et pourra également être retiré à tout moment.
Données du personnel
Nous traitons les données personnelles de nos employés dans le cadre de notre gestion du personnel et de l’administration des salaires. Compte tenu de la nature spécifique de ce traitement, celui-ci est plus amplement réglementé dans une Politique de Protection des Données pour les employés.
Autres données
Outre les données des clients, fournisseurs/sous-traitants et du personnel, nous traitons également les données personnelles d’autres personnes, telles que les nouveaux clients/prospects potentiels, contacts utiles dans notre secteur, contacts réseau, contacts d’experts, etc. Les finalités de ces traitements sont dans l’intérêt de nos activités, le marketing direct et les relations publiques. La base juridique est notre intérêt légitime ou, dans certains cas, l’exécution d’un contrat.
Durée du traitement
Les données personnelles sont conservées et traitées par nos soins pendant une période nécessaire en fonction des finalités du traitement et en fonction de la relation (contractuelle ou non) que nous entretenons avec vous.
Les données des clients et des fournisseurs ou sous-traitants seront en tout cas supprimées de nos systèmes après un délai de sept ans à compter de la fin du contrat ou du projet, sauf en ce qui concerne les données personnelles que nous sommes tenus de conserver plus longtemps sur la base d’une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données personnelles sont encore nécessaires.
Droits
Conformément et sous réserve des conditions prévues par la législation belge relative à la protection de la vie privée et par les dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données, nous vous informons que vous disposez des droits suivants :
Droit d’accès et de consultation : vous avez le droit de prendre gratuitement connaissance des données que nous détenons sur vous et de vérifier à quelles fins elles sont utilisées.
Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification (correction) de vos données personnelles inexactes, ainsi que de compléter des données personnelles incomplètes.
Droit à l’effacement ou à la limitation : vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données personnelles ou d’en limiter le traitement dans les circonstances et sous les conditions stipulées dans le Règlement Général sur la Protection des Données. Nous pouvons refuser l’effacement ou la limitation des données personnelles qui nous sont nécessaires pour l’exécution d’une obligation légale, l’exécution du contrat ou notre intérêt légitime, et ce tant que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez le droit de transférer ces données à un autre responsable du traitement.
Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons sérieuses et légitimes. Veuillez toutefois noter que vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données personnelles qui nous sont nécessaires pour l’exécution d’une obligation légale, l’exécution du contrat ou notre intérêt légitime, et ce tant que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
Droit de retrait du consentement : Si le traitement des données personnelles est basé sur le consentement préalable, vous disposez du droit de retirer ce consentement. Ces données personnelles ne seront alors traitées que si nous disposons d’une autre base juridique.
Décisions automatiques et profilage : nous confirmons que le traitement des données personnelles n’inclut pas de profilage et que vous n’êtes pas soumis à des décisions entièrement automatisées.
Vous pouvez exercer les droits susmentionnés en vous adressant à : info@ordal.be
Nous mettons tout en œuvre pour traiter vos données personnelles de manière soigneuse et légitime, conformément à la réglementation applicable. Néanmoins, si vous estimez que vos droits ont été violés et que vos préoccupations n’ont pas été entendues au sein de notre entreprise, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de :
Autorité de Protection des Données (APD)
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Tél. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
E-mail : contact(at)apd-gba.be
Vous pouvez également vous adresser à un tribunal si vous estimez que vous subiriez un préjudice du fait du traitement de vos données personnelles.
Transfert à des tiers
Certaines données personnelles collectées par nos soins seront transmises à et éventuellement traitées par des prestataires de services tiers, tels que notre fournisseur informatique, comptable, réviseur, ainsi que par le gouvernement (par exemple pour la déclaration 30bis des travaux, l’enregistrement électronique des présences ou la participation à des marchés publics).
Il est possible qu’une ou plusieurs des parties tierces mentionnées ci-dessus soient situées en dehors de l’Espace Économique Européen (« EEE »). Toutefois, les données personnelles ne seront transférées qu’à des pays tiers disposant d’un niveau de protection adéquat.
Les employés, managers et/ou représentants des prestataires de services ou institutions mentionnés ci-dessus et les prestataires de services spécialisés désignés par eux doivent respecter la nature confidentielle de vos données personnelles et ne peuvent utiliser ces données qu’aux fins pour lesquelles elles ont été fournies.
Si nécessaire, vos données personnelles peuvent être transmises à d’autres parties tierces. Cela peut être le cas, par exemple, si nous étions en tout ou en partie réorganisés, si nos activités étaient transférées ou si nous étions déclarés en faillite. Il est également possible que des données personnelles doivent être transférées à la suite d’une ordonnance judiciaire ou pour se conformer à une obligation légale particulière. Dans ce cas, nous nous efforcerons raisonnablement de vous informer au préalable de cette communication à d’autres parties tierces. Vous reconnaîtrez et comprendrez toutefois que dans certaines circonstances, cela n’est pas toujours techniquement ou commercialement réalisable ou que des restrictions légales peuvent s’appliquer.
Nous ne vendrons en aucun cas vos données personnelles et ne les mettrons pas non plus à disposition commercialement à des agences de marketing direct ou à des prestataires de services similaires, sauf avec votre consentement préalable.
Mesures techniques et organisationnelles
Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données personnelles selon un niveau de sécurité adéquat et pour les protéger contre la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la notification par erreur à des tiers, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.
En aucun cas, Ordal BVBA ne peut être tenu responsable de tout dommage direct ou indirect résultant d’une utilisation incorrecte ou illicite des données personnelles par un tiers.
Accès par des tiers
En vue du traitement de vos données personnelles, nous accordons l’accès à vos données personnelles à nos employés, collaborateurs et préposés. Nous garantissons un niveau similaire de protection en rendant opposables les obligations contractuelles à ces employés, collaborateurs et préposés, qui sont similaires à cette Notice de Protection des Données.
Des questions?
Si, après avoir lu cette Notice de Protection des Données, vous avez d’autres questions ou commentaires concernant la collecte et le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter Ordal BVBA, soit par courrier à Kromstraat 68 B, 2150 Ranst, soit par e-mail à info@ordal.be